Le recours à des stagiaires au sein d’une entreprise est soumis à une réglementation concernant plusieurs points comme la gratification, les conditions de recours à un stagiaire, la durée maximale du stage ou bien encore le nombre de stagiaires autorisés lors d’une même période.
La gratification : Si une entreprise accueille un stagiaire pour une période de plus de 2 mois (= 44 jours à 7h par jour ou plus de 308 heures de façon non continue sur la base d’une durée journalière différente) lors d’une même année scolaire ou universitaire, elle est dans l’obligation de lui verser une gratification minimale.
Le taux horaire minimal de cette gratification est égal à 3.75 euros correspondant à 15% du plafond de la Sécurité Sociale. Dans certaines branches professionnelles, le montant peut être différent, fixé par des accords professionnels étendus ou par convention de branche ; il peut être ainsi supérieur au montant minimum légal.
Le montant de cette gratification doit figurer sur la convention de stage.
A noter : Le plafond de la Sécurité Sociale est modifié en date du 1er janvier de chaque année. Si le stage court sur 2 années civiles, l’employeur doit prévoir la revalorisation de la gratification en fonction du changement au 1er janvier.
Si la rémunération versée ne dépasse pas le montant horaire minimal, elle n’est pas soumise à des charges sociales.
Les conditions de recours à un stagiaire : Un stage permet à l’étudiant d’acquérir des compétences professionnelles au sein d’une entreprise ; les missions qui lui sont attribuées doivent correspondre à sa formation et être en cohérence avec le projet pédagogique qu’il suit.
L’entreprise ne doit pas considérer le stagiaire comme un salarié et ne peut donc pas lui attribuer un poste à part entière (en cas d’absence ou de départ d’un salarié).
L’entreprise ne doit pas effectuer de déclaration préalable à l’embauche car le stagiaire n’a pas le statut de salarié ; toutefois, l’employeur est tenu de mentionner sa présence dans le registre du personnel.
Durée maximale du stage : Un stagiaire ne peut pas effectuer de stage qui dépasserait 6 mois par année d’enseignement.
Si le stage est réalisé par période fractionnées, sa durée ne peut pas excéder 924 heures.
Nombre de stagiaires autorisés sur une même période : Les entreprises de moins de 20 salariés ont le droit d’accueillir simultanément jusqu’à 3 stagiaires.
En ce qui concerne les sociétés de plus de 20 salariés, le nombre de stagiaires ne peut pas excéder 15% de l’effectif pendant une semaine civile, qui est la période de référence. L’effectif sera arrondi à l’entier supérieur en cas de nombre décimal.
Il existe également une période de carence entre 2 stages sur un même poste, qui doit obligatoirement être respectée.
Elle correspond à 1/3 de la durée du stage précédent.
Seule exception, cette période n’est pas obligatoire si le stage est rompu à la demande du stagiaire.
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